Stigla vam je pošta!

U poslednjih godinu dana više nego ikad, svedoci smo porasta korišćenja elektronske pošte kao sredstva komuniciranja u svim prilikama. Ako pišete mejl profesoru, lekaru, nekoj instituciji ili aplicirate na konkurs za posao, mejl vam je neophodan. Pored komunikacije na društvenim mrežama ili vajberu – mejl je glavni kanal komunikacije za bilo šta ozbiljno.

Poslati mejl je dokument. Mejl je i zvaničan dokaz na sudu ili u bilo kakvom sporu, te je bitno mejl poslati ispravno i temeljno. Osnovna načela koja važe za klasično poslovno pismo svakako važe i za poslovnu elektronsku poštu.

Kako napisati poslovno formalno pismo

Na našim kursevima za daktilografe, poslovne sekretare, veliki značaj pridajemo informatičkoj pismenosti. Nastojimo da svakom polazniku ukažemo na bitne elemente uspešne komunikacije kako u klasičnom tako i u elektonskom obliku. Pokušaćemo da vam pomognemo i skrenemo pažnju na bitne stvari prilikom korišćenja elektronske pošte.

Informatička i informaciona pismenost

Kako bi ostavili dobar prvi utisak i poslali sagovorniku poruku da smo vaspitani, ozbiljni i profesionalni, potrebno je da povedemo računa o načinu na koji pišemo.

Za početak treba da imate neku adresu koja sadrži vaše ime i prezime, jer kao i svaka komunikacija, mnogo govori o vama. Nemojte pisati sa neke neozbiljne adrese kao milancee@yahoo.com ili zokanokti88@gmail.com.

Pravila Pisanja Formalnog Mejla:

Polje TO : Ako pišete samo jednoj osobi, adresu te osobe stavite u ovo polje

Polje CC: služi da još neko isprati prepisku. Npr. kada pišemo maloletnim polaznicima koji koriste naše usluge često stavljamo roditelje u cc . Znači cc je za osobu koja prati mejlove, ali ne mora da odgovori nego samo da bude informisana.

Ako šaljete grupni mejl, adrese na koje šaljete bi trebalo staviti u polje BCC. Tako štitite privatnost drugih i to se smatra osnovnom mejl kulturom. BCC koristite i ako želite da neko pročita vaš mejl, a da primaoci (u to i cc) ne vide da je i ta osoba dobila mejl.

Subjekt / naslov je bitan

Subject je naslov poruke. Ono što ovde piše često će biti presudan faktor da neko klikne i nastavi dalje, ili da jednostavno preskoči taj imejl.

Budite kratki i jasni. Na primer: poziv za saradnju, diplomski rad,

Izbegavajte reči koje mogu da liče na SPAM i imejl sumljive sadržine – “POPUST!”, “Sjajna ponuda”, i sl.

Najbitniji je prvi pasus

Sada kada je vaša poruka otvorena, osigurajte se da će biti pročitana do kraja.

Ono što ovde treba da kažete je šta vam treba. Da li je to savet, podrška, partnerstvo. Recite to jasno i nedvosmisleno. Svaka poruka treba započeti sa odgovarajućim oslovljavanjem:

Poštovani profesore/profesorice + prezime (može i ne mora), zatim zarez, pa u novom redu velikim slovima krenete pisati poruku. Poruka treba biti što konciznija i jasna. Imajte na umu da poslovni ljudi ili profesori dobijaju veliki broj mejlova, pa stoga izbegavajte predugačke mejlove i opširne priče.

Primer:

“Poštovani gospodine Petroviću,

Želim da Vam ponudim da postanete distributer i prodavac kozmetike koju je moj tim razvio. Reč je o specijalnoj kozmetici za…”

„Poštovana gospođo Jovanović,
obraćam Vam se povodom razgovora koji smo vodili prošle nedelje…“
i da se takođe završi sa učtivom frazom kao što je:
„Sa poštovanjem,
Marko Marković“.

Poslovni imejl nikada ne bi trebao da počne sa frazama kao što su „Dobar dan“, ili „Pozdravljam!“. Ne treba započeti bez oslovljavanja . U poslovnom imejlu nije preporučljivo slati ni simpatične sličice (takozvane „smajlije“).

Pošta – primer kako se piše mejl

Recite zašto ste odabrali baš tu osobu

Nakon što ste rekli šta želite, recite ljudima i zašto ste odlučili da baš njih kontaktirate. Mora da postoji neki razlog zašto baš ta osoba može da vam pomogne. Ovo vam je prilika da pokažete neko elementarno znanje o firmi i poslovima kojim se bavi. Treba da zvučite kao neko ko je upoznat sa radom te firme / osobe.

To bi bila jedna rečenica:

“Odlučila sam da vas kontaktiramo zato što vidim da imate iskustva u prodaji kozmetike, verujem da će vam i moja ponuda biti interesantna.”

Predstavite se u par rečenica

Sada je vreme da kažete ko ste vi i čime se bavite. Iznesite par bitnih detalja i ostavite link gde ta osoba može da pročita nešto više.

Rekli ste šta vam treba, zašto baš toj osobi pišete i ko ste vi, sada recite i šta konkretno očekujete da ta osoba uradi. Nemojte ostaviti čitaoca da pogađa, nego recite konkretno. Takođe, ako tražite savet, izjasnite se da li želite da se sastanete ili da dobijete odgovor na mejl. Recite i tražite konkretne stvari. Na taj način, olakšavate čitaocu da učini naredni korak i odgovori vam.

Na kraju završite mejl sa pozdravom poput Srdačan pozdrav, S poštovanjem i napišite vaše prezime i ime, poziciju, naziv preduzeća i link prema veb sajtu institucije koju predstavljate. Ukoliko pišete profesoru, napišite i koji je studijski program, godina studija i broj indeksa.

Kada dobijete odgovor od strane poslovnog partnera ili profesora, obavezno se zahvalite u sledećem mejlu.

Prilozi koji se šalju uz poruku (fajlovi koji se stavljaju u attachment) treba da budu imenovani opisno kako bi primalac kasnije najlakše našao dokument ukoliko mu ponovo bude potreban.

Pre nego što pošaljete zvaničan mejl, proverite:

• Da li imate slovne greške
• Da li ste ukucali mejl dobro i naslovili ga samo na onog koga želite
• Da li je mejl dovoljno jasan i ljubazan (u mejlu je najlakše ispasti neljubazan)
• Da li ste se potpisali

Kako se odgovara na mejl

Potrudite se da odgovorite na svaki važan mejl koji dobijete, jer to je početak svake zdrave poslovne i zvanične komunikacije. Pri čitanju mejlova koje smo dobili od drugih najbolje je odmah i odgovarati na njih – ukoliko čitamo više poruka jednu za drugom, a ostavljamo pisanje odgovora za kasnije, često se desi da na neku od poruka zaboravimo da odgovorimo, pa je bolje da po čitanju svake poruke odmah na nju i odgovorimo.

Reply – odgovoriti
Forward – Proslediti
Reply to all – odgovoriti svima (uključujući i adrese koje su u cc dobijenog mejla)