Kako napisati poslovno pismo?

Kako napisati poslovno pismo od velike je važnosti kako za svakog pojedinca tako i za kompaniju koju predstavlja. Predavač kurseva poslovni sekretar, daktilograf operater i ostalih kurseva permanentnog obrazovanjau Zanatsko obrazovnom centru „Adžija“, veliki akcenat stavlja upravo na veštinu pismenog i usmenog izražavanja.

Iako je 21. vek doba elektronske komunikacije, klasično poslovno pismo nije izgubilo na svom značaju. Način komuniciranja je veoma važan i postoji potreba da se ispoštuju određena pravila. Poslovno pismo će oslikati vas, vaše manire i pre nego što se sretnete sa osobom kojoj pišete pa vam zato nudimo nekoliko saveta kako da što bolje ovo pismo napišete.

Poslovno pismo mora biti:

• kratko – jedna stranica poslovnog pisma je i više nego dovoljna da se skrene pažnja i iznesu potrebni detalji
• jasno i nedvosmisleno – poslovno pismo treba da je sastavljeno od rečenica koje su lako razumljive i šalju konkretnu poruku bez obzira na stručnost i iskustvo onoga ko ih čita
• usmereno na onoga ko čita
• vizuelno uređeno – nakon zaglavlja pisma, prvo se piše uvodni pasus u kojem objašnjavamo šta želimo, kako smo došli do kontakta ili podsećamo na ranije razgovore; nakon toga u svakom kratkom pasusu pišemo o različitim temama ili aspektima teme; poslednji pasus rezervišemo da se zahvalimo na izdvojenom vremenu i poručimo da smo spremni na saradnju ili novi dogovor.

Forma pisanja poslovnog pisma

Blok forma

Pisanje u blok formi prvenstveno podrazumeva da pasusi počinju u istoj ravni i da se između pasusa pravi red razmaka. I podaci primaoca i ostali delovi pisma takođe su poravnati sa osnovnim sadržajem pisma.

Zupčasta forma

Nasuprot prethodnoj, u zupčastoj formi se pasusi ne razdvajaju redom razmaka, nego se nastavljaju odmah jedan ispod drugog. Pasusi se razlikuju po tome što se početak svakog od njih malo uvlači. Podaci se ovde mogu ispisati u sredini strane, poput naslova. Vaš potpis, odnosno potpis pošiljaoca se stavlja u donjem desnom uglu strane.

Kombinovana forma

Pismo u ovoj formi se sastavlja isto kao u blok formi, osim što se podaci primaoca, kao i potpis pošiljaoca stavljaju u donji desni ugao strane.

Slobodna forma

Generalno nije neophodno da se pridržavate svih pravila forme pisama. Raspored nekih elemenata malo možete i da menjate.

Primeri poslovnih pisama

Poslovno pismo Blok forma

Poslovno pismo zupčasta forma

Poslovno pismo Kombinovana forma

Kako odabrati formu?

Ukoliko pismo šaljete u koverti koja ima prozorčić u desnom delu, obratite pažnju i da su naziv i adresa primaoca otkucani u desnom delu strane (kombinovana forma). Ukoliko je prozorčić koverte na levoj strani, više će vam odgovarati blok forma. Blok forma je i pogodnija za kraća pisma. Zupčasta forma se naziva još i „evropska, svečana“ forma, te se može koristiti pri obraćanju značajnim poslovnim partnerima, za pisanje molbi i slično, mada ovo više i nije striktno pravilo. Blok forma je poznata i kao „američka“, pa vam ova određenja možda mogu pomoći da formu pisanja prilagodite geografskom poreklu primaoca.

Elementi poslovnog pisma

Tehnički elementi

Adresant – pošiljalac pisma

Oni mogu biti već biti uneti u zaglavlju, kao memorandum kompanije, ili se mogu otkucati (naziv ili ime pošiljaoca, adresa i mesto, telefon, faks, e-mejl, web adresa ili drugi bitni podaci).

Adresat – primalac pisma

(osoba, organizacija, kompanija… naziv organizacije i eventualno ime osobe kojoj je pismo upućeno, adresa i mesto.

Mesto i datum pisanja

Ovo obavezno naznačite u pismu. U principu se piše u gornjem desnom uglu strane, međutim, ako imate prostora u donjem levom uglu strane, možete i tamo naznačiti mesto i datum.

Oslovljavanje primaoca

Ako pišete konkretnoj osobi, pismo započnite sa „Poštovani gospodine XY,“ ili „Poštovana gospođo-ice XY,“. Ukoliko ne znate ime osobe kojoj pišete, stavite samo „Poštovani“. Ukoliko već poznajete osobu kojoj se obraćate i imate sa njom prisniji odnos, oslovljavanje može biti neformalnije, tipa „Dragi gospodine XY“ ili „Draga Sanja“ i slično.

Predmet

Pismo ne mora da započinje oslovljavanjem adresata, nego da sadrži samo naznaku predmeta pisma, u kratkom i jasnom opisu. Ispod predmeta se pravi jedan red razmaka i počinje prvi pasus pisma. Na primer, “ Predmet : Ponuda“

Telo pisma i pozdrav

U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog pisanja, a u ostatku pisma dajte relevante informacije o temi vašeg pisma. U poslednjem pasusu se obično iznose očekivanja za neku dalju akciju po pitanju teme Vašeg pisma. Pismo završite sa prigodnim pozdravima tipa „Uz poštovanje“, „Očekujući Vašu porudžbinu, mi Vas sa poštovanjem pozdravljamo“, „Pozdravljam Vas u nadi da ćemo sarađivati na obostrano zadovoljstvo“, „Očekujući Vaš odgovor, srdačno Vas pozdravljam“ i slično.

Potpis pošiljaoca

Na kraju pisma se obavezno potpišite, a uz potpis otkucajte i puno ime i prezime, i ukoliko je potrebno i funkciju ili zvanje.

Prilozi

Ako uz pismo šaljete i dodatne dokumente, obavezno to naznačite tako što ćete u donjem levom uglu strane napisati „Prilozi:“ i ispod toga ih nabrojati pod crticama.

Stilski elementi

Dužina pisma

Poslovna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu. Ukoliko imate potrebu da primaocu skrenete pažnju i na podatke kojih ima mnogo, ukratko ih spomenite u pismu. Detaljnije ih predstavite u prilogu koji dostavljate.

Font

Koristite standardne fontove, pogotovo ako pismo šaljete e-mejlom. Ako pošaljete pismo u nekom od nestandardnih fontova, rizikujete mogućnost da primalac neće moći da ga pročita pošto nema taj font. Arial i Times Nju Roman su možda najprimereniji za ovakva pisma, a maksimalna veličina fonta je 12.